Наниматели обязаны вести учет всех выплат, производимых в пользу работников, а также сумм удержаний из доходов. Эти сведения отражаются в справке 2-НДФЛ, которая оформляется на каждого сотрудника и представляется в налоговый орган с периодичностью, установленной действующим законодательством. Данный документ может потребоваться и в других ситуациях, например – для получения:

  • налогового вычета;
  • потребительского, ипотечного или другого кредита;
  • государственной субсидии;
  • льгот, предоставляемых органами социальной поддержки населения.

Каждый вид дохода обозначается в справке 2-НДФЛ соответствующим числовым кодом. Это удобно, поскольку короткому набору символов в документе требуется намного меньше места по сравнению с текстовым описанием. Числовая кодировка исключает двусмысленность толкования, которая может возникнуть при использовании терминов и формулировок.

Коды доходов в справке 2-НДФЛ утверждены на федеральном уровне и обязательны для исполнения.

Как используются коды в справке 2-НДФЛ

При каждой выплате физическому лицу налоговый агент (наниматель, который выплачивает доходы и удерживает налоги) обязан присвоить ей соответствующий код. Это очень важный момент: неточности, допущенные при заполнении справки 2-НДФЛ и, в частности, при указании доходов, считаются серьезным нарушением, могут трактоваться как попытка сокрытия дохода и наказываются штрафом.

Например. Самый популярный вид дохода – заработная плата штатного сотрудника, работающего по трудовому договору (контракту), обозначается кодом 2000. Он используется также для обозначения выплат за ночную работу и вредные условия труда. Премии за достигнутые успехи в работе указываются под кодом 2002, а выплаты за счет чистой прибыли предприятия – под кодом 2003. Что касается доходов, которые получают физические лица по договорам гражданско-правового характера, то они обозначаются кодом 2010.

Свои коды предусмотрены для таких доходов, как дивиденды, прибыль по облигациям, больничные и отпускные выплаты, призы за участие в лотереях и т.д.

Если какие-то виды доходов не подпадают под имеющиеся коды, они указываются в справке 2-НДФЛ под универсальным обозначением – 4800.

Общим является то, что каждый код дохода состоит из четырех числовых символов.

Расшифровка кода дохода 2012 в 2-НДФЛ

Шифр 2012 используется для отображения сумм отпускных, выплачиваемых штатным работникам предприятия.

Это касается не только выплат к очередному ежегодному трудовому отпуску, но также к дополнительным отпускам, включая те, которые предоставляются для получения образования.

Выплаты к очередному отпуску в соответствии с действующим законодательством (статья 136 Трудового кодекса России) должны производиться не позже, чем за 3 календарных дня до ухода сотрудника в отпуск.

Например. Если трудовой отпуск работника начинается 4 октября, то три предшествующих дня – это 1, 2 и 3 октября, следовательно, отпускные должны быть выплачены в полном объеме не позднее 30 сентября.

Суммы дохода по коду 2012 отражаются в справке 2-НДФЛ по факту выплаты. В рассмотренном выше примере это означает, что сумма отпускных должна быть отражена в справке 2-НДФЛ сентябрем – несмотря на то, что сотрудник ушел в отпуск только 4 октября.

Чем отличаются коды дохода 2012 и 2013

Оба шифра относятся к отпускным выплатам штатным (работающим по трудовому договору или контракту) сотрудникам предприятия.

Шифр 2012 применяется в отношении действующих работников. Что касается кода 2013, то он используется только для отражения компенсации за неиспользованный отпуск, которая выплачивается увольняемым сотрудникам предприятия.

На практике нередки ситуации, когда работнику предоставляется отпуск с последующим увольнением. В данном случае он получает на руки трудовую книжку и полный расчет перед уходом в отпуск, и после отдыха уже не возвращается к этому работодателю. Но с точки зрения трудового законодательства отпускные выплаты в данной ситуации относятся именно к очередному трудовому отпуску и не являются компенсацией за неиспользованный отпуск. Следовательно, они должны быть отражены в справке 2-НДФЛ по коду 2012.